Registro visitatori digitale per aziende
Software per la registrazione degli ingressi e la gestione dei visitatori aziendali.
Registro Visitatori PRO è il software che permette alle aziende di digitalizzare la registrazione di clienti, fornitori e ospiti, sostituendo il tradizionale registro cartaceo.
Gestisci ingressi e uscite tramite tablet, velocizza l’accoglienza con QR Code e badge, raccogli le firme sui documenti aziendali e controlla in tempo reale i visitatori presenti.
Una soluzione semplice e professionale per migliorare l’accoglienza, organizzare gli accessi e gestire la privacy dei visitatori.
Come funziona il registro visitatori digitale in azienda
Il visitatore si registra in reception utilizzando il tablet e inserendo i propri dati.
In alternativa, può effettuare un check-in rapido tramite QR Code ricevuto sullo smartphone, quando previsto dal piano attivato.
Prima dell’ingresso può visualizzare l’informativa privacy e gli eventuali documenti aziendali da accettare.
Il visitatore conferma la presa visione e appone la firma sul tablet, quando richiesta dalla procedura.
Al termine della visita può registrare l’uscita utilizzando il badge o il QR Code, secondo la configurazione adottata.
Dal backoffice è possibile visualizzare in tempo reale l’elenco dei visitatori presenti in azienda.
Il software consente di consultare lo storico degli accessi ed esportare i dati dei visitatori in Excel.
In caso di emergenza, le funzioni dedicate consentono di consultare le presenze e inviare gli avvisi previsti dal sistema.
Ingresso con lo smartphone
Ingresso con il badge
I vantaggi di un registro visitatori digitale per aziende
Digitalizzare la gestione dei visitatori significa velocizzare le registrazioni, migliorare la riservatezza dei dati e semplificare il controllo degli ingressi. Scopri i principali vantaggi di Registro Visitatori PRO.
Privacy e riservatezza
I dati personali degli ospiti sono protetti e non vengono mostrati ai visitatori successivi.
Registrazione rapida con QR Code
Velocizza il check-in dei visitatori con preregistrazione e QR Code, senza dover reinserire ogni volta i dati.
Gestione delle emergenze
Consulta l’elenco dei visitatori presenti in azienda e utilizza le funzioni di avviso in caso di evacuazione.
Notifiche automatiche ai referenti
Informa automaticamente i referenti aziendali dell’arrivo degli ospiti tramite e-mail e, nei piani previsti, SMS.
Registro visitatori su tablet: software e hardware per la reception
Registro Visitatori PRO può essere utilizzato con tablet dedicati alla registrazione degli ospiti, stampanti per badge e supporti per la reception.
Oltre al software, possiamo fornirti una soluzione hardware completa e già configurata, oppure aiutarti a scegliere i dispositivi compatibili con la nostra applicazione.
Una soluzione flessibile per digitalizzare la reception e rendere più semplice e professionale l’accoglienza dei visitatori.
Il tablet adeguato alla nostra applicazione.
La stampante per i badge.
Il piedistallo con o senza supporto stampante.
Domande frequenti sul registro visitatori digitale
Che cos'è un registro visitatori digitale?
Un registro visitatori digitale è un software per la gestione degli ingressi e delle uscite di clienti, fornitori, consulenti e ospiti in azienda. Sostituisce il registro cartaceo con una procedura informatizzata che consente di registrare le visite, gestire le informative privacy e consultare le presenze in tempo reale.
Come funziona la registrazione dei visitatori tramite QR Code?
Con Registro Visitatori PRO puoi preregistrare un ospite e inviargli un QR Code da utilizzare all’arrivo in azienda. In base al piano e alla configurazione, il visitatore può effettuare il check-in rapidamente senza dover reinserire tutti i propri dati e utilizzare le modalità previste per registrare anche l’uscita.
E’ possibile personalizzare la gestione dei dati dei visitatori secondo la propria policy GDPR?
Si certo, è possibile accedere ad un’area di admin e definire le varie regole di mantenimento e cancellazione dei dati secondo la vostra policy.
E’ possibile esportare in pochi secondi un elenco dei visitatori presenti in azienda per un eventuale appello?
Si, nell’apposita sezione “Visitatori in azienda” oltre a visionare in tempo reale le presenze, è possibile creare un elenco in PDF e stamparlo per effettuare un eventuale appello.
Possiamo acquistare noi l’hardware?
Potete acquistare sia il tablet sia la stampante direttamente dal vostro fornitore. Teniamo a precisare che queste attrezzature devono avere le caratteristiche da noi suggerite; in caso contrario non siamo in grado di garantire il corretto funzionamento della nostra applicazione.
Possiamo verificare a distanza di tempo se e quando un visitatore specifico ha fatto un accesso?
Si, tramite gli appositi filtri è possibile fare delle ricerche mirate sul nome e cognome del visitatore, sul nome dell’azienda, per data e anche per il nome del referente che ha visitato.
Dal punto di vista della sicurezza dei dati come operate?
Registro Visitatori PRO mette a disposizione funzionalità per la gestione delle informative privacy, dei tempi di conservazione dei dati e degli accessi degli utenti autorizzati.
La piattaforma prevede misure tecniche per la protezione delle informazioni personali, tra cui la cifratura dei dati e la gestione controllata degli accessi.
Possiamo fornire informazioni tecniche sulle misure di sicurezza adottate e sulla documentazione disponibile, per consentire alle aziende di valutare la soluzione in relazione alle proprie esigenze e agli obblighi previsti dal GDPR.
Le modalità di trattamento e conservazione dei dati devono essere configurate in base alle policy e alle responsabilità del titolare del trattamento.
Possiamo acquistare da voi solo alcune parti dell’hardware?
Si certo, possiamo fornirvi solo il tablet già configurato con la funzione “kiosk” che non permette al visitatore di uscire dal nostro registro visitatori. Oppure possiamo fornirvi anche la stampante, da abbinare al nostro tablet; l’attività di collegamento possiamo farla anche da remoto. Se poi siete interessati ad una soluzione completa, possiamo fornirvi anche il piedistallo con o senza il supporto per la stampante.
Come funziona l’assistenza?
La nostra attività ci impone una reperibilità costante. Possiamo darvi assistenza telefonica o via mail in base alla vostra necessità.
Ci saranno aggiornamenti in futuro e come possiamo beneficiarne?
Gli aggiornamenti di funzionalità e di sicurezza sono previsti come per tutti i software in commercio. Nel momento in cui sviluppiamo una nuova funzionalità e la carichiamo sulla piattaforma, il vostro sistema si aggiornerà e voi potrete beneficiarne senza alcun costo, salvo che questa non richieda degli abbonamenti a servizi esterni o di terze parti.
Oltre al documento Privacy è possibile inserire altri documenti da far leggere ed approvare al visitatore?
Certo. Con Registro Visitatori PRO puoi presentare ai visitatori documenti aziendali aggiuntivi, come norme comportamentali, informative sui rischi, piani di evacuazione o accordi di riservatezza (NDA).
In base alla configurazione, il sistema può richiedere di scorrere il documento fino alla fine, confermare la presa visione e apporre una firma sul tablet.
La piattaforma registra le operazioni effettuate dal visitatore, consentendo all’azienda di conservare evidenza della presa visione o dell’accettazione, senza presumere che queste garantiscano l’effettiva lettura integrale del documento.
Cosa succede se un visitatore non si ricorda di registrare l’uscita?
Nessun problema, il sistema allo scadere della mezzanotte registrerà l’uscita e invierà una mail al referente avvisandolo dell’accaduto. In alternativa, dall’area di admin, è possibile forzare l’uscita di quel visitatore in qualsiasi momento.
Scarica il DATASHEET del nostro programma, contiene tutte le indicazioni dettagliate sul funzionamento.
Le referenze dei nostri clienti
“Finalmente un sistema semplice e intuitivo per gestire i nostri visitatori! Con il QR Code l’accesso è rapidissimo e non si creano più code in reception. Inoltre il pulsante SOS è una funzione geniale che ci fa sentire più sicuri in caso di emergenze. Ottimo rapporto qualità/prezzo: il migliore sul mercato!”
“Abbiamo scelto questo registro perché unisce tutto ciò che serve: completo, economico e soprattutto rispettoso della privacy dei nostri ospiti. La gestione digitale ci ha semplificato la vita e il QR Code ha velocizzato l’accoglienza dei visitatori. Impossibile tornare indietro!”
“Uno strumento indispensabile per la gestione degli ospiti. La funzione SOS per le evacuazioni è un plus che non avevamo mai considerato e che oggi reputiamo fondamentale. Il miglior prezzo sul mercato per un servizio così completo!”
Funzionalità del software Registro Visitatori PRO
Base
- Gestione in cloud (piattaforma centralizzata).
- Registrazione ingresso/uscita con i campi di default: nome, cognome, azienda, referente.
- Data e ora di ingresso/uscita vengono registrati automaticamente dal sistema.
- Consenso privacy con caricamento del vostro documento da sottoporre all’accettazione.
- Firma su tablet per accettazione privacy.
- Notifica al referente della presenza dell’ospite in reception via e-mail.
- Registrazione Uscita automatica a mezzanotte dei visitatori che non hanno effettuato l’uscita.
- Visualizzazione in tempo reale degli ospiti in azienda.
- Export in Excel di tutti i dati dei visitatori.
- Personalizzazione grafica logo.
- Accessi visitatori illimitati.
- Gestione di una sola sede e un solo varco.
Il piano Base comprende tutte le funzionalità essenziali per digitalizzare la registrazione dei visitatori aziendali: gestione degli ingressi e delle uscite, informative privacy, firma su tablet, notifiche e-mail ai referenti e monitoraggio delle presenze. Ideale per le aziende che vogliono sostituire il registro cartaceo con una soluzione semplice ed efficace.
Avanzata
Tutte le caratteristiche della versione Base + le seguenti:
- Registrazione ingresso/uscita con i campi di default e campi personalizzabili.
- QR Code per registrazione smart, veloce e sicura, personalizzazione inizio/fine e validità.
- Pre-registrazione con invio via mail del QR Code (con eventuale comunicazione credenziali Wi-Fi, se desiderato).
- Gestione badge stampa o invio digitale.
- Gestione tipologia visitatori.
- Documenti aggiuntivi da accettare (es. norme comportamentali, informativa rischi aziendali, planimetrie/uscite di sicurezza, NDA, DPI da utilizzare, ecc.).
- Multiutenza con password e profili di accesso diversificati.
- Stampa in automatico del Badge dopo la registrazione (è necessaria la stampante).
- Visualizzazione Multisede a condizione dell'acquisto di più licenze.
Il piano Avanzato amplia le funzionalità del registro visitatori digitale con preregistrazione tramite QR Code, gestione dei badge, campi personalizzati, documenti aziendali aggiuntivi e gestione di più sedi. È pensato per le organizzazioni che desiderano una gestione più completa e personalizzata degli accessi.
Premium
Tutte le caratteristiche della versione Avanzata + le seguenti:
- Pacchetto SMS per invio notifica ai referenti e SOS.
- Registrazione veloce da smartphone tramite link QR Code scansionato sul tablet.
- Chiave API per interfacce con gestionali o software di terze parti.
Il piano Premium offre le funzionalità più evolute di Registro Visitatori PRO, comprese le notifiche SMS, la registrazione veloce da smartphone e le possibilità di integrazione tramite API. La soluzione ideale per le aziende con un elevato flusso di visitatori che vogliono automatizzare e velocizzare le procedure di accoglienza.
On premise
Tutte le caratteristiche della versione Avanzata.
Per aziende con rigidi requisiti di sicurezza o normative che impongono il mantenimento fisico dei dati “in casa”, possiamo fornire la nostra piattaforma in modalità “On Premise”.
In questo caso è necessario valutare preventivamente la modalità di installazione e di gestione del nostro sistema all’interno della vostra struttura.
Sarà pertanto indispensabile interfacciarsi con un responsabile IT per poter fornire una quotazione economica.
La nostra piattaforma in casa del cliente.
Tutte le attività vengono gestite in maniera autonoma all’interno dei vostri server.
Quanto costa un software per la gestione dei visitatori?
Registro Visitatori PRO è disponibile con soluzioni a partire da 19 €/mese, pensate per aziende di diverse dimensioni.
Scegli il piano più adatto alle tue esigenze e digitalizza la registrazione di clienti, fornitori e ospiti con un sistema professionale per la gestione degli accessi.
Puoi iniziare con una prova gratuita di 15 giorni e valutare direttamente le funzionalità della piattaforma.
Alcune aziende che già usano
questa applicazione
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